মিটিংয়ে বক্তব্য উপস্থাপনের জন্য যে ৫টি নিয়ম অবশ্যই অনুসরণীয়

হোক কোন কর্পোরেট অফিস, রিয়েল এস্টেট অথবা সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্ট প্রতিষ্ঠান। আপনি যখন কোন প্রজেক্ট প্রতিষ্ঠানের বোর্ডের কাছে পাশ করাতে যাবেন, তখন সঠিক বক্তব্য এবং উপস্থাপন খুবই জরুরি। কারণ আপনার প্রজেক্ট যতই লাভজনক হোক না কেন, সেটি বাস্তবায়নের উদ্দেশ্যে যথাযথ বক্তব্য প্রদান না করতে পারলে, কোনো প্রতিষ্ঠান বিনিয়োগ করতে রাজি হবেনা।

আবার ধরা যাক আপনি প্রয়োজনীয় সকল প্রস্তুতি নিয়ে এখন মিটিংয়ে বক্তব্য দেয়ার জন্য প্রস্তুত। এরপরো বক্তব্যের সময় কিছু আচরণগত ভুল হয়ে যাওয়া অস্বাভাবিক নয়। চলুন জেনে নেওয়া যাক, বক্তব্য দেয়ার সময় যে ৫ টি নিয়ম আপনাকে অবশ্যই মেনে চলতে হবে।

১. সময়ের মর্যাদা প্রদান

সঠিক সময়ে অথবা আগেভাগে মিটিংয়ে উপস্থিত থাকা সবার কাছেই প্রশংসনীয়। তবে আপনি যদি একেবারে আধঘণ্টা পূর্বে মিটিংয়ের জন্য উপস্থিত হন, তখন সেটা কখনোই প্রশংসার কারণ হতে পারেনা। প্রতিটি সফল ব্যক্তি তাদের প্রতিটি মিনিটকে গুরুত্ব দেন। তাই আপনি যদি আধাঘণ্টা আগে গিয়ে রিসিপশনে বসে বিশ্রাম নেন অথবা মিটিংয়ের জন্য প্রস্তুতি নেন, তখন সবাই আপনাকে ব্যর্থ মানুষ হিসাবেই দেখবে।

তবে অবশ্যই আপনাকে আগেভাগে আসার চেষ্টা করতে হবে। কারণ কখন, কী কারণে আপনার দেরী হয়ে যেতে পারে, সেটা কখনোই নিশ্চিতভাবে বলা যায়না। তবে আপনি যখন আগেভাগে চলে আসবেন, তখন রিসিপশনে অথবা মিটিং রুমে অপেক্ষা না করে অন্য কোথাও সময় পার করুন। সেটা হতে পারে ক্যাফে অথবা ক্যান্টিনে।

Source: Pinterest

যখন আপনার মিটিংয়ের নির্ধারিত সময় কাছাকাছি চলে আসবে,  তার সর্বোচ্চ দশ মিনিট পূর্বে আপনার উপস্থিতি রিসিপশনে জানান এবং মিটিংয়ের রুমে সর্বোচ্চ পাঁচ মিনিট পূর্বে প্রবেশ করুন।  বক্তব্য দেয়ার প্রস্তুতি নেয়ার জন্য পাঁচ মিনিটই যথেষ্ট।

এখন ধরা যাক, আপনার বক্তব্যের জন্য নির্ধারিত সময় হচ্ছে ১০ মিনিট। সেক্ষেত্রে ৭ থেকে ৮ মিনিটের মধ্যে আপনার স্লাইড প্রেজেন্টেশন এবং বক্তব্য শেষ করুন। আর শেষ সময়টুকু প্রশ্ন উত্তরের জন্য রাখুন। তবে  নির্ধারিত ১০ মিনিট সময় যদি পার হয়ে যায় এবং বোর্ড মিটিংয়ের সদস্যদের প্রশ্ন থেকে যায়, সেক্ষেত্রে তাদেরকে কয়েক মিনিট সময় বাড়ানোর জন্য বলুন।

যদিও অন্যদের প্রশ্ন থাকলে আপনার সময় এমনিতেই বাড়ানো হবে। তবে আপনি যখন আলাদাভাবে সময় চাইবেন, তখন আপনি যে সকলের সময়ের মর্যাদা দিচ্ছেন, সে বিষয়টি তারা বিবেচনা করবেন।

২. অন্যদের নির্দেশনা দেয়া হতে বিরত থাকা

হতে পারে, আপনারা একই ইন্ড্রাস্টিতে বহু বছর ধরে কাজ করছেন। আপনার সহকর্মী অথবা ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা কী প্রজেক্ট নিয়ে কাজ করছেন, সে বিষয়েও আপনার জানাশোনা থাকতে পারে। তবে যখন আপনি নিজের প্রজেক্টের বক্তব্য উপস্থাপন করবেন, তখন কখনোই সরাসরি তাকে এ নিয়ে কিছু বলতে যাবেন না। কারণ তিনি তার প্রজেক্ট সুষ্ঠুভাবে চালানোর জন্য কী কী পদ্ধতি বা পরিকল্পনা গ্রহণ করছেন অথবা করবেন, সেটা আপনার অজানা। বরঞ্চ সবার সামনে তাকে নির্দেশনা দিতে গেলে তিনি হেয়বোধ করতে পারেন।

 আপনার প্রজেক্টটি আকর্ষণীয় হতে পারে, অন্যরাও আপনার প্রজেক্ট থেকে উপকৃত হতে পারেন। তবে তাদের সিদ্ধান্ত তাদেরকেই নিতে দিন।

৩. প্রয়োজনীয় সকল তথ্য উপস্থাপন

ধরা যাক, আপনার প্রজেক্টের সেবা অথবা পণ্য বর্তমান বাজারে যুগান্তকারী একটি পদক্ষেপ। আর এটি যে জনপ্রিয়তা পাবে, এ ব্যাপারে আপনার কোনো সন্দেহ নেই। তবে আপনি যখন বক্তব্য প্রদান করবেন, তখন  প্রজেক্টের প্রতিদ্বন্দ্বী প্রতিষ্ঠানের কথা এবং তাদের কাজের বিষয়ে যথাযথভাবে উল্লেখ করার চেষ্টা করুন।

Source: Imgur

এছাড়া আপনার বক্তব্যে যেন প্রয়োজনীয় সকল ধরনের তথ্য থাকে, সেই বিষয়ে লক্ষ্য রাখুন। প্রতিদ্বন্দ্বী প্রতিষ্ঠানের কাজের ধারা, তারা কেন এগিয়ে রয়েছে, সে বিষয়ে বিস্তারিত আলোচনার পাশাপাশি আপনার প্রতিষ্ঠানের পাল্টা পদক্ষেপ সম্পর্কে স্পষ্ট বক্তব্য প্রদান করতে হবে। তাহলে বাজারের বর্তমান পরিস্থিতির সাথে সংগতি রেখে আপনার পরিকল্পনা কতটা বাস্তবমুখী হয়েছে, সে বিষয়ে মিটিংয়ের সদস্যরা অনুধাবন করতে পারবে।

৪. গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলো নোট করা

প্রাচীন চীনদেশের একটি প্রবাদ রয়েছে, “সংক্ষিপ্ত লেখনি শক্তিশালী স্মৃতিশক্তির চেয়েও উত্তম।” আপনার যদি ফটোগ্রাফিক স্মৃতিশক্তি থাকে, তাহলে ভিন্ন কথা। তা না হলে আপনাকে অবশ্যই বিভিন্ন ব্যক্তির মতামত এবং বক্তব্যের গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলো নোট করে রাখতে হবে।

Source: Pinterest

কারণ আপনি যখন বিষয়গুলো সংক্ষিপ্ত আকারে নোট করে রাখবেন, তখন আপনার স্মৃতিশক্তি যতই দুর্বল হোকনা কেনো, সেগুলো উপস্থাপন করতে আপনার কোনো ভুল হবেনা। এছাড়া মিটিংয়ের সদস্যরা যখন তাদের মন্তব্য ব্যক্ত করবেন, তখন সেগুলো নোট করে রাখলে তাদের মতামতকেও সম্মান প্রদান করা হয়।

৫. মিটিংয়ের সদস্যদের চাহিদা পূরণ করা

বলা চলে, এই সর্বশেষ নিয়মটি আপনার অবশ্যই অনুসরণ করা উচিত। আপনি যখন আপনার বক্তব্য স্লাইড অথবা প্রেজেন্টেশন আকারে প্রজেক্টরে দেখাবেন, তখন খেয়াল রাখুন, তাদের হাতে যেন আপনার বক্তব্যের একটি কপি থাকে। ফলে আলাদা করে নোট করার ঝামেলা দূর হবে। আপনার পরিকল্পনা, পরিসংখ্যান, সুবিধা অসুবিধা যখন নোট আকারে তাদেরকে প্রদান করবেন, তখন তারা মিটিং  শেষেও সেগুলো পড়ে দেখার ও ভাবনাচিন্তা করার সুযোগ পাবেন।

Source: Pinterest

২০১৭ সনের এক পরিসংখ্যানে দেখা যায়, শতকরা ১০ ভাগ বক্তা তাদের বক্তব্যের কপি মিটিংয়ে উপস্থিত অন্য সদস্যদের প্রদান করে থাকেন। ফলে তারা তাদের ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষকে সন্তুষ্ট রাখতে পারেন।

Featured Image Source: just.edu.jo

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *